Wagenpark schoonmaken

In het wagenparkbeheer is alles al geregeld. De verzekeringen zijn op tijd aangevraagd, de financial lease staat duidelijk op papier en de verantwoordelijke bestuurders zijn bekend. Maar wat ga je doen met het onderhoud en schoonmaken van de auto’s?

Tanken

Je wilt niet voor verrassingen staan als het gaat om het gebruiksklaar maken van de auto’s en bestelbussen, etc. Zorg er dan ook voor dat elke wagen voor elke dag weer rijklaar is door de tank vooraf vol te gooien. Maar hoe je dat met meerdere wagens?

Elke verantwoordelijke bestuurder aan wie de wagen is toegewezen zal je voorzien van een tankpas. Hierbij kun je duidelijk opdracht geven aan de bestuurder de tank vol te gooien vlak voordat de wagen aan het einde van de klus of de dag weer terug is bij het bedrijf.

De tankpas kun je makkelijk een vaste instelling geven door deze een daglimiet te geven gebaseerd op het gemiddelde verbruik per dag waarop de tank weer vol kan met een maximaal budget. Op deze manier kan de financiële administratie structureel bijgehouden worden zonder variabele uitgaven te hoeven maken waardoor dit anders dagelijks moet gebeuren.

Technisch onderhoud

Ook technisch onderhoud moet goed op papier uitgewerkt staan om te weten voor wat en wanneer je onderhoud en reparatie kan laten uitvoeren. De auto’s gaan dan over het algemeen naar de reparateur waar de wagens van worden geleased.

Verzekeringstechnisch is dit uiteraard al van te voren op papier gezet maar het loont soms toch de moeite in ogenschouw te houden waar kleine zaken in onderhoud afwijken van de algemene afspraken. Een goed voorbeeld hierin is een barst in het glas; bel je hiervoor zelf een glasservice die direct bij je komt of moet je de wagen weer helemaal naar de garage van de leasemaatschappij brengen waardoor je de auto een tijdje kwijt bent.

Schoonmaak

Wat zeker niet mag ontbreken in het plan zijn de schoonmaakwerkzaamheden van de wagens. Dit is toch wel het grootste karwei in het hele wagenpark beheer want dit is niet iets wat de leasemaatschappij voor je doet. Dus komt het op jezelf aan.

Bij de schoonmaak leiden maak je bepaalde afspraken en plannen. Hierbij kun je vooropstellen dat de toegewezen bestuurders verantwoordelijk zijn voor de schoonmaak van de wagens. Hierbij moet je rekening met de planning houden hoe lang een wagen en de bestuurder niet inzetbaar zijn voor werk om dit te doen. Het liefst plan je dit periodiek zodat je een jaarlijkse of maandelijkse planning hierop kan maken en vooruit kan kijken en plannen voor de schoonmaak.

Eventueel kun je ook kosten beramen, voor de tijd dat een bestuurder kwijt is om de wagen schoon te maken, en of het toegestaan is om de wagens naar de carwash te brengen waarvoor je budget nodig hebt.

Uiteindelijk kan wagenparkbeheer goed uitgewerkt worden op papier met duidelijke afspraken en bepaalde planningen. Maar vaak zijn het de kleine dingen waar overheen wordt gekeken. Maar wanneer eenmaal alles goed is uitgewerkt, is wagenparkbeheer een makkie. Toch?